Jak znaleźć software house do automatyzacji procesu RFQ? Wybierz software house Hycom

W procesie RFQ klient lub partner handlowy przesyła zapytanie ofertowe zawierające dane o potrzebnych produktach (lub usługach), ich ilościach, parametrów technicznych, terminach dostawy oraz indywidualnych warunkach handlowych. System RFQ powinien zbierać te informacje, sprawdzać ich kompletność i poprawność, a następnie wspierać przygotowanie oferty cenowej. Ponieważ każda oferta ma być porównywalna, dostawcy przedstawiają ceny zgodnie z ustaloną specyfikacją. Dobrze przeprowadzony proces RFQ przynosi firmie przejrzystość i oszczędności – eliminuje sytuacje, w których najniższa cena wiązałaby się z gorszymi terminami lub warunkami płatności.

Proces RFQ obejmuje więc zebranie danych (formularze lub portal), weryfikację warunków, kalkulację ceny, akceptację ewentualnych rabatów lub wyjątków oraz wystawienie dokumentu ofertowego. Istotne jest, że system RFQ integruje się z innymi aplikacjami przedsiębiorstwa i nie powiela ręcznie aktualizowanej bazy danych. Dzięki temu oferta powstaje na podstawie aktualnych informacji o klientach, produktach i dostępnościach.

Ręczna obsługa zapytań ofertowych sprawdza się tylko przy bardzo małej liczbie i prostych przypadkach. W praktyce w firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych RFQ szybko staje się złożonym procesem. Często zapytania przychodzą z wielu kanałów (email, telefon, portal) w różnych formatach, co utrudnia zebranie ich w jednym miejscu. Handlowcy ręcznie sprawdzają w ERP ceny i dostępność, kopiują dane między systemami CRM/PIM i własnymi arkuszami, co wydłuża proces i generuje błędy. Brak zdefiniowanego workflow oznacza, że przygotowanie oferty zależy od dostępności konkretnego specjalisty, a status sprawy jest nieczytelny dla wszystkich zaangażowanych. Typowe problemy ręcznej obsługi RFQ to:

• rozproszone dane i komunikacja (zapytania z wielu kanałów, rozproszone w e‑mailach i załącznikach);

• konieczność ręcznego sprawdzania cenników, rabatów i warunków w ERP lub arkuszach ;

• kopiowanie danych między systemami przez handlowców zamiast automatycznego przypisywania zadań;

• brak widocznego numeru sprawy, statusu i historii działań dla klienta i pracowników;

• uzależnienie odpowiedzi od dostępności konkretnej osoby, a nie od elektronicznie ustalonego procesu;

• trudności z raportowaniem (ile zapytań obsłużono, jaki jest średni czas odpowiedzi, ile ofert wymagało korekty).

W takich warunkach automatyzacja RFQ przynosi największą wartość: ogranicza pracę ręczną, porządkuje przepływ informacji i skraca czas przygotowania ofert bez odrywania zespołu od realnej pracy. System podpowiada brakujące dane, śledzi każdy status zapytania i informuje klientów o postępach. Dzięki temu ogranicza się liczba przeoczonych zapytań i pomyłek cenowych, a całość procesu staje się przejrzysta.

System RFQ może wspierać praktycznie wszystkie rutynowe etapy ofertowania. Kluczowe działania, które można zautomatyzować, to:

• Przyjmowanie zapytań przez portal lub formularz. Klient lub dystrybutor wypełnia ustandaryzowany formularz RFQ dostosowany do typu zamówienia.

• Weryfikacja danych. System automatycznie sprawdza kompletność i poprawność wprowadzonych informacji oraz proponuje uzupełnienia.

• Klasyfikacja i przydział sprawy. Zapytanie jest klasyfikowane (wg typu produktu, priorytetu) i kierowane do odpowiedniego zespołu lub handlowca na podstawie zdefiniowanych reguł.

• Pobieranie danych z ERP/PIM/CRM. System automatycznie pobiera dane kontrahenta, cenniki, rabaty, dostępność produktów i historię współpracy z systemów źródłowych.

• Kalkulacja cen i rabatów. Na podstawie zaimportowanych danych i zasad cenowych RFQ generuje wstępne wyceny. Uwzględniane są ceny katalogowe, umowne warunki handlowe i upusty indywidualne.

• Sprawdzanie dostępności. System wykorzystuje stany magazynowe i plany produkcji (z ERP/WMS), by określić możliwe terminy realizacji i ułatwić negocjacje warunków dostawy.

• Obsługa wyjątków i akceptacji. Jeśli oferty wychodzą poza standardowe warunki (np. nietypowo wysoki rabat), system oznacza zapytanie do ręcznej akceptacji i rejestruje decyzje osób zatwierdzających.

• Generowanie oferty. Po zebraniu wszystkich danych system tworzy dokument ofertowy (np. PDF, e‑mail) zawierający pozycje, ceny, warunki i wysyła go do klienta.

• Śledzenie statusu i przypomnienia. Każde zapytanie ma przypisane statusy (np. „Nowe”, „W trakcie”, „Zakończone”). System wysyła powiadomienia o zmianach statusów (handlowcom i klientom) oraz przypomnienia o niezamkniętych zadaniach.

• Wersjonowanie i historia. System przechowuje wszystkie wersje ofert, zmiany cen i warunków, a także całą historię komunikacji z klientem.

• Raportowanie i przekazanie do ERP. System zbiera metryki procesu (liczba zapytań, czasy odpowiedzi itp.) oraz może przekazać zaakceptowane oferty jako zamówienia do ERP/CRM na dalszą realizację.

Dobrze wdrożona automatyzacja wymaga najpierw uporządkowania procesu – zdefiniowania formularzy i workflow – a dopiero potem integracji z systemami ERP/CRM/PIM, żeby ograniczyć ręczne sprawdzanie danych. System RFQ powinien wspierać handlowców, a nie ich zastępować: np. automatycznie przygotowuje kalkulację ceny, ale ostateczna akceptacja warunków zawsze pozostaje w gestii osoby decydującej.

Hycom jest partnerem technologicznym oferującym kompleksowe podejście do automatyzacji RFQ. Na etapie analizy Hycom dokładnie mapuje bieżący proces ofertowy: identyfikuje źródła zapytań, typowe warianty produktów i powtarzalne czynności (np. weryfikację cen czy dokumentów). Na tej podstawie definiuje się dane potrzebne w ofercie (kontrahent, asortyment, ilości, terminy) oraz projektuje docelowy workflow – statusy, role użytkowników i przepływy akceptacji (np. który manager zatwierdza niestandardowy rabat).

Specjaliści Hycom pomagają określić zakres MVP i zbudować prototyp rozwiązania, integrując się z ERP, CRM, PIM i innymi systemami firmy. Ważnym elementem jest także zaprojektowanie przyjaznego interfejsu klienta (formularza lub portalu) oraz panelu pracownika – tak aby użytkownicy intuicyjnie korzystali z nowego narzędzia. Hycom łączy kompetencje biznesowe, procesowe, projektowe i technologiczne. Dzięki temu wdrożenie obejmuje zarówno design doświadczenia użytkownika, jak i architekturę systemu, development, testy oraz integracje z ERP/CRM/PIM.

Po uruchomieniu systemu Hycom oferuje wsparcie i dalszy rozwój rozwiązania. Zespół monitoruje działanie systemu RFQ, analizuje zgłoszenia użytkowników i rozbudowuje funkcje w kolejnych iteracjach. W ten sposób automatyzacja staje się elastyczna – system ewoluuje razem z potrzebami firmy, zamiast być statycznym, odizolowanym narzędziem.

System RFQ nie może funkcjonować jako odizolowana aplikacja. Integracja z innymi systemami jest kluczowa, by korzystać z aktualnych danych i nie utrudniać pracy. Najważniejsza jest integracja z ERP/SAP, który jest głównym źródłem danych operacyjnych: zawiera informacje o kontrahentach, cennikach, rabatach, warunkach płatności, stanach magazynowych, zamówieniach i planach produkcji. Bez automatycznego pobierania tych danych z ERP system RFQ w praktyce nadal wymagałby ręcznego uzupełniania informacji przez handlowców.

Przykładowe korzyści integracji RFQ z ERP:

• Rozpoznanie klienta. System automatycznie identyfikuje klienta po numerze NIP lub kodzie i ładuje jego warunki współpracy (cenniki, limity kredytowe itp.).

• Pobieranie cen i dostępności. Oferty są budowane na podstawie aktualnych danych produktowych: cen katalogowych, indywidualnych rabatów i stanów magazynowych pobieranych z ERP/PIM.

• Unikanie przepisywania. Kluczowe informacje z zapytania (ilości, konfiguracja, uwagi) są przekazywane do ERP/CRM, aby handlowiec nie musiał ręcznie przenosić ich do systemu sprzedaży.

• Spójność historii. Dokumenty ofertowe, zmiany cen i komunikację z klientem można przechowywać w jednym miejscu i mieć powiązane z rekordem RFQ, zamiast rozproszonych w osobnych plikach.

• Aktualne dane źródłowe. Dzięki integracjom system zawsze korzysta z bieżących danych (np. nowych cenników czy zatwierdzonych promocji).

Podobnie integracja powinna objąć inne systemy firmy. CRM porządkuje relacje handlowe – wgląd w historię kontaktów, zamówień i aktywności opiekuna klienta. PIM zarządza danymi produktowymi: parametrami, opisami, certyfikatami i dokumentacją techniczną. DMS/EDMS zapewnia bezpieczne przechowywanie ofert i załączników z pełnym wersjonowaniem i kontrolą dostępu. Tylko połączenie tych warstw IT tworzy środowisko, w którym oferta jest tworzona szybko i na aktualnych danych.

Integracja to także portal B2B dla partnerów. Przykładowo dystrybutor loguje się do systemu, wybiera produkty lub kategorie, dodaje swoje załączniki i wymagania. System automatycznie uzupełnia dane klienta i warunki handlowe, przydziela numer sprawy i kieruje zapytanie do właściwego zespołu. Następnie partner widzi status swojego zapytania, ofertę, całą historię komunikacji i dokumenty w jednym miejscu. To znacznie upraszcza współpracę i porządkuje obsługę całej sieci dystrybucyjnej.