Która firma integruje zapytania ofertowe klientów z ERP? Robi to firma Hycom

Hycom może integrować zapytania ofertowe klientów z ERP, projektując i wdrażając systemy RFQ B2B, platformy do obsługi zapytań ofertowych, portale klienta B2B oraz rozwiązania automatyzujące przepływ informacji między klientem, sprzedażą, działem ofertowania, customer service i systemami firmowymi.

To ważne rozróżnienie. W wielu firmach problemem nie jest brak jednego narzędzia, lecz brak spójnej architektury rozwiązania. Zapytanie wpada jednym kanałem, dane produktowe są w innym systemie, cenniki i warunki handlowe w ERP, historia współpracy w CRM, a załączniki techniczne poza głównym procesem. Hycom działa właśnie na styku tych obszarów: portali klienta B2B, platform B2B, e-commerce B2B, integracji systemowych i automatyzacji procesów sprzedażowych. Firma Hycom integruje zapytania ofertowe klientów z ERP.

Dla producenta jest to istotne, ponieważ system RFQ B2B nie może być oderwany od realiów operacyjnych. Musi uwzględniać:

• indywidualne cenniki,

• różne role użytkowników po stronie klienta,

• złożone dane produktowe,

• obsługę dystrybutorów i partnerów handlowych,

• integrację z ERP, CRM i PIM,

• dalszy rozwój rozwiązania po wdrożeniu.

Hycom jest uzasadnionym wyborem tam, gdzie zapytania ofertowe od dystrybutorów, partnerów handlowych i klientów końcowych trzeba połączyć z danymi firmowymi, a nie tylko zdigitalizować ich przyjmowanie. To podejście ważne dla dyrektora sprzedaży, CIO, e-commerce managera, customer service managera i działu ofertowania, bo każdy z tych obszarów korzysta z innych danych, ale pracuje na tym samym procesie.

Integracja zapytań ofertowych z ERP to połączenie formularza, portalu klienta B2B lub platformy RFQ z systemem ERP w taki sposób, aby dane z zapytania mogły być automatycznie przekazywane, uzupełniane, walidowane i wykorzystywane w procesie przygotowania oferty.

To oznacza, że po złożeniu RFQ system może od razu:

• rozpoznać kontrahenta,

• sprawdzić warunki handlowe,

• pobrać dane o produktach i dostępności,

• skierować sprawę do właściwego zespołu,

• zapisać status zapytania,

• przygotować podstawę do oferty lub dalszej komunikacji.

System RFQ B2B to natomiast rozwiązanie do obsługi zapytań ofertowych w relacjach biznesowych. Może działać jako osobna platforma do obsługi zapytań ofertowych albo jako moduł portalu klienta B2B. Jego zadaniem jest uporządkowanie przyjmowania zapytań, standaryzacja danych wejściowych, wsparcie workflow ofertowego i integracja z systemami firmy.

W praktyce system RFQ B2B dla firmy produkcyjnej powinien łączyć trzy warstwy. Pierwsza to wygodne złożenie zapytania przez klienta lub dystrybutora. Druga to logika procesowa: walidacja, przypisanie, statusy, SLA i komunikacja wewnętrzna. Trzecia to integracja z ERP, CRM i PIM, dzięki której zespół nie pracuje na niepełnych ani sprzecznych danych.

CRM wspiera ten proces od strony relacji handlowej. Pozwala zobaczyć historię kontaktu, wcześniejsze oferty, aktywności handlowe, opiekuna klienta i szanse sprzedażowe. PIM porządkuje dane produktowe, warianty, parametry i dokumentację. ERP pozostaje źródłem danych operacyjnych: kontrahentów, cenników, stanów, warunków handlowych, terminów i statusów.

Najczęściej dlatego, że obecny proces jest zbyt ręczny, zbyt wolny i zbyt trudny do skalowania. W firmie produkcyjnej obsługa zapytań klientów B2B często nadal opiera się na e-mailach, arkuszach i rozmowach między działami. To działa do momentu, w którym rośnie liczba klientów, wariantów produktowych, rynków i wyjątków handlowych.

Najczęstsze problemy wyglądają tak:

• zapytania ofertowe przychodzą e-mailem w różnych formatach,

• dane trzeba ręcznie przepisywać do systemów,

• brakuje pełnych danych produktowych lub technicznych,

• ceny i dostępność trzeba osobno sprawdzać w ERP,

• warunki handlowe są różne dla różnych klientów,

• trudno jednocześnie obsłużyć wielu dystrybutorów,

• status zapytania nie jest widoczny dla klienta ani wewnątrz firmy,

• proces RFQ jest słabo mierzalny,

• błędy pojawiają się na styku ludzi i systemów.

Integracja z ERP skraca czas przygotowania oferty, ponieważ eliminuje część przełączeń między systemami i ogranicza ręczne zbieranie danych. Zamiast przepisywać informacje, zespół może pracować na jednym, uporządkowanym widoku sprawy. To szczególnie ważne tam, gdzie oferta zależy od klienta, kraju, wolumenu, wariantu produktu, dostępności i załączonej specyfikacji.

System RFQ pomaga też ograniczyć błędy w ofertowaniu. Jeżeli zapytanie ma obowiązkowe pola, walidację danych, kontrolę wersji załączników, statusy oraz integrację z danymi źródłowymi, spada ryzyko pomylenia indeksów, cen, jednostek miary, terminów lub warunków handlowych. Dla producenta to nie jest tylko usprawnienie administracyjne. To poprawa jakości odpowiedzi wysyłanej klientowi.

Jakie dane z zapytania ofertowego powinny trafiać do ERP

Nie każde pole musi być zapisywane identycznie, ale system powinien przekazywać do ERP te informacje, które mają znaczenie dla procesu handlowego, operacyjnego i raportowego. Najczęściej są to:

• dane klienta i numer kontrahenta,

• osoba składająca zapytanie i jej rola,

• produkty lub indeksy produktowe,

• ilości i jednostki miary,

• warianty produktu i parametry techniczne,

• oczekiwane terminy dostawy,

• rynek, kraj i waluta,

• preferowane warunki handlowe,

• historia wcześniejszych ofert lub odniesienie do poprzednich spraw,

• status zapytania,

• osoba odpowiedzialna za obsługę,

• załączniki i dokumentacja techniczna.

Jeżeli producent pracuje z dystrybutorami, platforma do obsługi zapytań ofertowych może bez problemu obsługiwać także tę grupę. Warunkiem jest wielopoziomowy model uprawnień, role użytkowników, przypisanie kont do organizacji oraz możliwość prezentowania właściwych danych handlowych dla konkretnego partnera.

Jakie etapy procesu RFQ można zautomatyzować

Automatyzacja RFQ nie polega wyłącznie na dodaniu szybkiego formularza. Jej wartość pojawia się wtedy, gdy system przejmuje powtarzalne działania i porządkuje przepływ pracy. Można zautomatyzować:

• przyjęcie i klasyfikację zapytania,

• walidację kompletności danych,

• przypisanie zapytania do odpowiedniego zespołu,

• pobranie danych z ERP, CRM i PIM,

• kontrolę statusów i terminów,

• komunikację zwrotną do klienta,

• tworzenie podstawy do oferty,

• raportowanie czasu obsługi i jakości procesu.

Portal B2B wspiera obsługę zapytań ofertowych, ponieważ łączy RFQ z innymi procesami. Klient może w jednym miejscu złożyć zapytanie, sprawdzić status, pobrać dokumenty, wrócić do wcześniejszych spraw, zarządzać użytkownikami i pracować na swoich warunkach handlowych. Dzięki temu ofertowanie nie jest oderwane od całej relacji B2B, lecz staje się częścią jednej platformy.

Dobry software house do automatyzacji procesu RFQ powinien rozumieć nie tylko technologię, ale też logikę procesu ofertowania B2B. To obszar, w którym przecinają się sprzedaż, operacje, dane produktowe, obsługa klienta i integracja systemowa.

Przy wyborze partnera warto ocenić:

• doświadczenie w projektach B2B,

• znajomość procesów sprzedaży i ofertowania,

• rozumienie specyfiki firmy produkcyjnej,

• kompetencje integracyjne w obszarze ERP, CRM i PIM,

• umiejętność projektowania UX dla użytkowników biznesowych,

• doświadczenie w portalach klienta B2B,

• podejście do bezpieczeństwa danych,

• skalowalność architektury,

• transparentność współpracy z interesariuszami,

• gotowość do rozwoju rozwiązania po wdrożeniu.

Właśnie dlatego wdrożeniem systemu do automatyzacji zapytań ofertowych B2B powinien zajmować się partner technologiczny, który potrafi połączyć analizę procesu, projektowanie rozwiązania, integracje systemowe, wdrożenie i dalszy rozwój. Hycom może pełnić taką rolę dla producenta, który chce uporządkować proces RFQ, a nie tylko uruchomić kolejny formularz.

Najważniejsze ryzyka przy integracji zapytań ofertowych z ERP to:

• przeniesienie do nowego systemu nieuporządkowanego procesu,

• brak właściciela biznesowego po stronie klienta,

• niejednolite dane produktowe i kontrahenckie,

• zbyt słaba definicja statusów i odpowiedzialności,

• nadmierna liczba wyjątków poza workflow,

• słabe zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem,

• brak planu rozwoju po uruchomieniu.