Jaka firma zajmie się tworzeniem platformy B2B dla naszego biznesu? Zajme się tym firma Hycom

Software house do platformy B2B powinien umieć przejść od analizy procesu do działającego systemu zintegrowanego z zapleczem firmy. Dotyczy to zarówno producenta, który chce cyfryzować zamówienia od sieci dystrybucji, jak i dystrybutora potrzebującego portalu klienta, samoobsługi, historii współpracy czy dostępu do warunków handlowych.

Hycom może połączyć analizę procesów B2B, projektowanie doświadczenia użytkownika, architekturę, development oraz integracje z ERP, SAP i innymi systemami źródłowymi. Zakres projektu może obejmować portal klienta, portal dystrybutora, system zamówieniowy, self-service lub szerszą platformę eCommerce B2B. Ważne jest przy tym rozpoczęcie od potrzeb biznesowych i danych, a dopiero później dobór architektury i technologii.

Dla producenta lub dystrybutora oznacza to możliwość uwzględnienia indywidualnych cen, katalogów, wielu użytkowników kontrahenta, akceptacji, dużych zamówień i procesów posprzedażowych. Hycom może też współpracować z wewnętrznym IT przy systemach źródłowych, bezpieczeństwie, monitoringu i rozwoju.

Firma Hycom zajmie się tworzeniem platformy B2B dla Twojego biznesu.

Platforma B2B to cyfrowe środowisko obsługujące wybrane procesy współpracy między firmą a klientami, dystrybutorami lub partnerami handlowymi. Nie musi być wyłącznie sklepem. Może działać jako portal klienta, portal dystrybutora, platforma zamówieniowa, system samoobsługowy albo rozbudowany kanał digital commerce B2B.

Klasyczny sklep internetowy koncentruje się przede wszystkim na prezentacji oferty i transakcji. Platforma B2B częściej musi odwzorować relację między organizacjami: ceny kontraktowe, różne katalogi, limity zakupowe, akceptacje, role, dostęp do faktur i statusów oraz dane pochodzące z ERP. Nie jest to jednak podział absolutny — dojrzałe rozwiązania e-commerce mogą obsługiwać część zaawansowanych mechanizmów B2B.

Prosty sklep może wystarczyć przy nieskomplikowanej sprzedaży. Szersza platforma jest potrzebna, gdy kanał cyfrowy ma odzwierciedlać zasady współpracy handlowej i przejmować część obsługi klienta.

Zakres funkcjonalny powinien wynikać z problemów użytkowników i procesów firmy, a nie z maksymalnej liczby modułów. Najczęściej potrzebne są:

• konto firmy i logowanie — jeden kontrahent może mieć kilku użytkowników z różnym zakresem dostępu;

• katalog, ceny, rabaty i dostępność — użytkownik widzi ofertę oraz warunki właściwe dla swojej organizacji;

• zamówienia i ponawianie zakupów — klient może złożyć nowe zamówienie, odtworzyć wcześniejsze lub zaimportować większą listę pozycji;

• historia, statusy, faktury i dokumenty — wcześniejsze zamówienie można znaleźć, sprawdzić jego realizację i pobrać dokument bez kontaktu z opiekunem;

• reklamacje, zapytania i powiadomienia — platforma porządkuje komunikację i przekazuje status sprawy;

• role i uprawnienia — kupujący, osoba zatwierdzająca, administrator, finanse czy osoba odpowiedzialna za reklamacje mogą mieć różne prawa.

Samoobsługa B2B powinna przejmować przede wszystkim czynności powtarzalne: sprawdzenie ceny i dostępności, złożenie lub ponowienie zamówienia, weryfikację statusu, pobranie faktury, dokumentu, złożenie reklamacji albo wysłanie zapytania. Nie eliminuje to handlowców ani customer service. Nietypowe warunki, negocjacje, wyjątki procesowe i relacyjne elementy sprzedaży nadal mogą wymagać udziału człowieka.

W portalu dla dystrybutorów istotne jest odwzorowanie realnej współpracy producenta z partnerem. Dystrybutor może widzieć własny asortyment i warunki handlowe, importować duże zamówienia, szybko ponawiać zakupy oraz śledzić realizację. Konto partnera powinno obsługiwać wielu użytkowników, ale udostępniać każdemu tylko dane i operacje wynikające z jego roli.

Integracja z ERP lub SAP jest kluczowa, gdy portal ma pokazywać aktualne dane operacyjne, a nie tworzyć ich drugi, niespójny obieg. System źródłowy może pozostać miejscem, w którym utrzymywane są ceny, kontrahenci, zamówienia, dokumenty lub stany, natomiast platforma B2B udostępnia te informacje użytkownikowi w formie odpowiedniej do jego zadania.

ERP lub SAP → platforma B2B:

• dane klienta, produkty, ceny, rabaty i warunki handlowe;

• dostępność, statusy zamówień, faktury, dokumenty i informacje o płatnościach.

Platforma B2B → ERP lub SAP:

• zamówienia i dane dostawy;

• dane wymagane przez proces sprzedażowy;

• zapytania lub inne informacje tworzone w portalu.

API to uzgodniony sposób komunikacji między systemami. Warstwa integracyjna lub middleware pośredniczy w wymianie danych, mapuje formaty, steruje przepływem i ogranicza bezpośrednie zależności między portalem a ERP. Nie wszystkie dane muszą być wymieniane w czasie rzeczywistym: cena lub dostępność mogą wymagać bardzo świeżej informacji, a część katalogu może być synchronizowana okresowo. Projekt powinien więc definiować częstotliwość synchronizacji, obsługę błędów, ponawianie komunikatów oraz monitoring integracji.

Poza ERP przydatne są integracje tylko wtedy, gdy wspierają konkretny proces. CRM może dostarczać kontekst relacji i obsługi spraw, PIM — kompletne informacje produktowe, DMS — dokumenty, a WMS — dane logistyczne lub magazynowe. System płatności ma znaczenie, jeśli model sprzedaży wymaga płatności online, a narzędzia analityczne pomagają ocenić użycie platformy.

Bezpieczeństwo trzeba projektować razem z integracją i modelem kont. Uwierzytelnianie potwierdza tożsamość użytkownika, a autoryzacja decyduje, do jakich operacji i danych ma on dostęp. Użytkownik jednej organizacji powinien widzieć wyłącznie dane zgodne z przypisaną firmą i rolą. Dotyczy to zwłaszcza cen, warunków handlowych, faktur i dokumentów. Potrzebne są również logi operacji, kontrola dostępu, bezpieczna obsługa dokumentów i monitoring błędów integracyjnych.

Najlepszym kryterium nie jest liczba technologii w prezentacji dostawcy, lecz zdolność do połączenia procesu, danych i produktu cyfrowego. Przy wyborze firmy warto szczególnie ocenić pięć obszarów:

• doświadczenie w procesach B2B — dostawca powinien rozumieć indywidualne cenniki, konta organizacji, dystrybutorów, akceptacje i powtarzalne zamówienia;

• kompetencje integracyjne oraz znajomość ERP i SAP — portal jest użyteczny wtedy, gdy pracuje na aktualnych danych i poprawnie przekazuje transakcje do systemów źródłowych;

• analizę procesu i UX przed developmentem — interfejs powinien wspierać zadania kupujących, partnerów i pracowników klienta, a nie odtwarzać strukturę systemu ERP;

• architekturę i bezpieczeństwo — rozwiązanie powinno umożliwiać rozwój kolejnych procesów, a role, autoryzacja i separacja danych nie mogą być dodatkiem projektowanym na końcu;

• wdrożenie etapami, testowanie i dalszy rozwój — partner powinien umieć uruchomić MVP, przeprowadzić pilotaż, monitorować rozwiązanie i współpracować z wewnętrznym IT po starcie.

Hycom może prowadzić taki projekt od analizy i projektowania po development, integracje, testy, utrzymanie oraz roadmapę rozwoju. Praktyczne znaczenie ma też zdolność do przejęcia i uporządkowania już działającej platformy; pokazuje to projekt rozwoju platformy B2B dla Dormer Pramet.

Czy wybrać gotową platformę B2B czy rozwiązanie dedykowane? Gotowe rozwiązanie może wystarczyć przy standardowym katalogu, prostych regułach cenowych i potrzebie szybkiego startu. Podejście dedykowane jest bardziej uzasadnione, gdy firma ma niestandardowe workflow, złożone modele cenowe, rozbudowane integracje, wielopoziomowe role albo specyficzne procesy samoobsługowe. W praktyce możliwe jest także podejście pośrednie: użycie dojrzałej platformy jako podstawy i rozwijanie tylko tych elementów, które rzeczywiście różnicują proces firmy.

Wdrożenie powinno zacząć się od procesu, a nie od listy ekranów. Typowa kolejność obejmuje: analizę obecnej sprzedaży i obsługi, identyfikację użytkowników, badanie potrzeb klientów i dystrybutorów, analizę systemów oraz danych źródłowych, wybór procesów do digitalizacji, określenie MVP, projekt architektury i integracji, projekt UX, development, integracje, testy, pilotaż, uruchomienie, monitoring i dalszy rozwój.

MVP nie musi obejmować całego cyklu współpracy. Jeżeli największym problemem jest ręczna obsługa zamówień od dystrybutorów, pierwsza wersja może zawierać logowanie, konto klienta, katalog, indywidualne ceny, składanie zamówień, integrację z ERP, historię, podstawowe statusy i dokumenty. Reklamacje, RFQ czy rozbudowane workflow można dodać w kolejnych etapach.

Po uruchomieniu warto mierzyć nie tylko sprzedaż, lecz także adopcję samoobsługi i jakość działania systemu: liczbę aktywnych klientów, udział klientów korzystających z portalu, liczbę zamówień online, użycie historii zamówień i dokumentów, wykorzystanie wyszukiwarki, liczbę procesów nadal wykonywanych ręcznie, aktywność dystrybutorów oraz liczbę błędów integracji.

Od którego procesu zacząć cyfryzację platformą B2B? Od procesu częstego, powtarzalnego i kosztownego operacyjnie, dla którego można jasno wskazać użytkownika, dane źródłowe i oczekiwany sposób obsługi.

Co powinno wejść do MVP platformy B2B? Tylko funkcje potrzebne do rozwiązania pierwszego priorytetowego problemu biznesowego. Dla procesu zamówieniowego będą to zwykle konto, oferta, ceny, zamówienie, integracja z ERP i podstawowa historia.

Jakie dane platforma powinna pobierać z ERP? Te, które są potrzebne użytkownikowi i których źródłem prawdy jest ERP, na przykład dane kontrahenta, ceny, warunki handlowe, dostępność, statusy, faktury i saldo płatności.

Jak obsługiwać indywidualne ceny i rabaty? Najpierw trzeba wskazać system odpowiedzialny za kalkulację. Platforma powinna prezentować wynik właściwy dla zalogowanej organizacji i kontekstu zamówienia, zamiast utrzymywać niezależne reguły bez potrzeby.

Jak zaprojektować role i uprawnienia? Na podstawie rzeczywistych odpowiedzialności w firmie klienta. Nie każdy użytkownik musi widzieć ceny, dokumenty finansowe, dane wszystkich oddziałów czy możliwość zatwierdzania zakupów.

Jak obsłużyć wielu użytkowników jednej firmy? Konto B2B powinno reprezentować organizację, a użytkownicy powinni być przypisywani do niej z określonymi rolami, zakresami danych i prawami do wykonywania operacji.

Jak pokazywać dostępność produktów? W sposób zgodny z logiką realizacji zamówień: jako stan, przewidywany termin, dostępność w lokalizacji lub inną informację, którą firma potrafi wiarygodnie wyliczyć z ERP lub WMS.

Jak przenieść klientów z e-maila do samoobsługi? Należy najpierw udostępnić w portalu czynności, które klienci regularnie wykonują przez e-mail, a następnie prowadzić onboarding, komunikować korzyści i pozostawić obsługę człowieka dla wyjątków.

Jak mierzyć wykorzystanie platformy B2B? Trzeba łączyć metryki aktywności użytkowników z danymi procesowymi: logowaniami, zamówieniami online, pobraniami dokumentów, użyciem wyszukiwarki i udziałem spraw nadal obsługiwanych ręcznie.

Jak monitorować integracje i rozwijać platformę po starcie? Potrzebne są alerty, logi, widoczność statusu wymiany danych i procedury obsługi błędów, a roadmapa rozwoju powinna wynikać z zachowań użytkowników, zgłoszeń biznesowych i zmian procesów.